Projecten aanmaken: aanleg, regie en onderhoudscontract

Hoe maak ik een project aan?

Om een nieuw project aan te maken dien je eerst de juiste relatie te selecteren.

1. Open het menu ;
2. Zoek de relatie waarvoor je een project aan wilt maken;
3. Klik op om de relatie te openen; *
4. Klik op bovenin de groene balk;
5. Vul in.
6. Kies een passende ‘Status’.
   (Kennismaking, Ontwerp/Advies, Offerte, Offerte goedgekeurd, Werkvoorbereiding, Uitvoering, Uitvoering onderhoud, Uitvoering regie, Nazorg, Calculatie, Nabellen, In afwachting, Afgerond, Vervallen, Gesloten, Archief)
7. Vul eventueel een tag in, bijvoorbeeld ‘vijverbeurt’ . **
8. Klik op .
   
   * Na het openen van de relatie zie je het overzicht van de geselecteerde relatie. Bovenin het menu heb je vier opties:

• ‘Terug’ om terug te keren naar het relatiebestand.
• ‘Bewerk relatie’ om gegevens van deze relatie aan te passen.
• ‘Verwijder relatie’ zodat deze uit het systeem verwijderd wordt.
• ‘Nieuw project’, om een nieuw project aan te maken op de betreffende klant.
  
  ** Bij ‘tags’ () kan je een korte omschrijving of een onderwerp toevoegen. Wanneer je na het invullen van de tag op ‘Enter’ drukt zal deze worden gekoppeld aan het project en toegevoegd worden aan de lijst waarmee je uitgebreid kan filteren (). Deze is rechts bovenin terug te vinden in het overzicht bij relaties en/of projecten. Heb je al eerder ‘tags’ gebruikt, dan kan er bij het aanmaken van een project gekozen worden voor een bestaande tag als je op het tekstveld klikt. Er verschijnt een lijst met reeds gebruikte ‘tags’ die je kan selecteren om aan het project toe te voegen.

Wat kan ik doen met een project?

Binnen een project, in dit geval “Voortuin aanleg”, zijn 4 tabbladen te vinden (als de offerte nog niet is goedgekeurd):

1. , hier open je het volledige project overzicht.
2. , waar je eventuele notities/taken kan toevoegen.
3. , een afvinklijstje binnen het project. Deze items vooraf ingesteld worden bij ‘Instellingen’, of door ‘Nieuw checklist item’ boven in het menu aan te klikken.
4. , hier kunnen bestanden, zoals foto’s worden toegevoegd aan het project. Ben je ingelogd met een mobiele telefoon, dan kunnen hier direct bestanden vanuit een telefoon in het project worden geplaatst.

Je kan onbeperkt bestanden toevoegen, echter niet meer dan 10 MB per upload.

Wanneer de calculatie is goedgekeurd zullen er 3 nieuwe tabbladen worden toegevoegd aan het project.
, hier kunnen werkbonnen gemaakt worden of teruggevonden worden van het betreffende project;
, inzicht in wat het project je gekost heeft en wat je hebt verdient.
, overzicht van alle geplande afspraken betreft het project.

Tevens zie je een grafiek, waar het overzicht over de voortgang van het project wordt getoond. Voeg je een werkbon toe aan het project, dan wordt deze direct verwerkt in de grafiek.

Hoe maak ik een regie project aan?

Heb je werkzaamheden bij een klant waar je geen offerte voor hoeft te maken of een spontaan klusje tussendoor? Dan kan je in dit geval een regie project aanmaken. Bij het aanmaken van een regieproject hoef je geen calculatie te maken waardoor je direct je werkbonnen kan invullen.

Een regieproject werkt op basis van een werkpakket die je speciaal voor regiewerkzaamheden kunt inrichten.
Denk hierbij aan snoei en/of kleine onderhoudswerkzaamheden.

1. Ga naar ;
2. Klik op ;
3. Kies voor bestaande of nieuwe klant ;
4. Selecteer de klant (indien het om een bestaande klant gaat) of vul de gegevens in van de klant (indien het om een nieuwe klant gaat);
5. Vul een projectnaam in;
6. Selecteer een werkpakket voor het regieproject;
7. Klik op .

Hoe maak ik een onderhoudscontract aan?

Een onderhoudscontract is vrijwel hetzelfde als een project, maar dan worden de (deel)facturen automatisch als concept klaargezet door My Breex. Op deze manier hoef je alleen de factuur nog te controleren en te verzenden. Hoe doe je dit?

1. Open het menu ;
2. Zoek de relatie waarvoor je een project aan wilt maken;
3. Klik op om de relatie te openen; *
4. Klik op bovenin de groene balk;
5. Vul in;
6. Kies een passende ‘Status’
   (Kennismaking, Ontwerp/Advies, Offerte, Offerte goedgekeurd, Werkvoorbereiding, Uitvoering, Uitvoering onderhoud, Uitvoering regie, Nazorg, Calculatie, Nabellen, In afwachting, Afgerond, Vervallen, Gesloten, Archief)
7. Vul eventueel een tag in, bijvoorbeeld ‘onderhoudsbeurt’ ; **
8. Selecteer ;
9. Klik op .

Je onderhoudsproject is nu aangemaakt. Vanuit hier ga je naar de calculatie voor het onderhoudscontract.

Wat gebeurt er na het aanmaken van een onderhoudscontract?

Zodra de calculatie goedgekeurd wordt krijg je een pop-up scherm waarin je de volgende gegevens moet invullen

1. Type: Wanneer moeten de facturen klaar gezet worden, per maand, per kwartaal of per jaar?;
2. Start datum: Wanneer moet het onderhoudscontract starten. Je kunt hier enkel de eerste van de maand selecteren;
3. Interval: Hoeveel maanden, kwartalen of jaren achter elkaar moeten de facturen verstuurd worden?

Voorbeeld:
Stel voor, je hebt een project waarvan je wilt dat elke maand een factuur klaar gezet wordt. De start datum is januari 2024 en je wilt dat in december 2024 de laatste factuur verstuurd wordt, dan vul je het volgende in:

– Type: maandelijks;
– Start datum: 01-01-2024;
– Interval: 12 (want een jaar heeft 12 maanden).

Zodra het project is opgeslagen zorgt het systeem er voor dat elke maand een conceptfactuur wordt klaargezet. Op deze manier hoef je enkel het conceptfactuur te controleren en te versturen. Indien je vandaag een onderhoudscontract aanmaakt voor begin van de maand zal morgen pas een conceptfactuur te zien zijn.