Calculatie (berekening)

Een calculatie wordt gemaakt binnen een project (maak dus eerst een project aan om er te kunnen komen).
Open het project waarvan u een calculatie wilt maken om vervolgens het -icoon te selecteren in het calculatie venster.

Opties binnen een calculatie

Boven in de groene balk ziet u nu 5 opties staan, namelijk:

• : Hiermee ga je terug naar het geopende project;
• : Voeg een hoofdstuk met omschrijving toe aan de calculatie;
• : Voeg een werkpakket met arbeid, materialen e.d. toe aan de calculatie;
• : Kies deze optie als de relatie akkoord is gegaan met uw offerte, gebruikt u deze optie dan wordt het project als actief opgeslagen. De calculatie valt niet meer te wijzigen;
• : Zodra een offerte gereed is om te versturen druk je op deze knop om het naar de klant te verzenden.

Onder de groene balk ziet u 2 tabbladen:

• ‘Calculatie’, hier maak je de berekening;
• ‘Calculatie teksten’ hier kan een inleidende en afsluitende tekst geselecteerd worden voor de offerte. Deze teksten kunnen handmatig in de velden aangebracht worden of kies de standaard teksten die je in de instellingen hebt opgeslagen. De standaard teksten zijn daarna nog altijd aan te passen.

Toevoegen van werkpakketten en/of hoofdstukken:

Open het tabblad ‘Calculatie’ en klik daarna op ‘Werkpakket toevoegen’ of ‘Hoofdstuk toevoegen’. Hier kun je kiezen uit de werkpakketten/hoofdstukken die je eerder hebt opgeslagen (deze maak je aan via Producten -> Werkpakketten). Ook is het mogelijk om een werkpakket/hoofdstuk handmatig toe te voegen en deze op te slaan. Klik op ‘Nieuw’, vul de velden in, selecteer ‘Opslaan als standaard’ en sla het werkpakket/hoofdstuk op.

Dit werkpakket/hoofdstuk verschijnt nu op de offerte en is opgeslagen als een standaard bij producten. Nu kunnen er producten toegevoegd worden bij een werkpakket. Wanneer je een opgeslagen product toevoegt, worden de standaardgegevens (prijs, marge, btw etc.) automatisch ingevuld. Daarna kan je de gegevens handmatig aanpassen in het werkpakket binnen de calculatie wanneer ze afwijken van de standaardgegevens.

Wat kan je met een werkpakket:

Een werkpakket bestaat uit de categorieën ‘Arbeid’, ‘Materiaal’, ‘Machines’ en ‘Werk Derden’. Door op bij een betreffende categorie te klikken kan je een categorie aanvullen. In het venster ‘Product toevoegen’ kies je een standaard product of vult deze handmatig in en kunt deze als standaard opslaan. Klik op ‘Opslaan’ om het product toe te voegen aan de categorie binnen het werkpakket. Deze zal worden weergegeven in de calculatie.

Rechts in de regel van het toegevoegde product kan je handmatig de norm, totaal, prijs per eenheid e.d. aanpassen. De iconen links in deze regel kunnen gebruikt worden om de regel niet te tonen op de offerte (), de prijs vast te zetten zodat deze niet meer aangepast kan worden (), of geheel verwijderen van de offerte ().

Je hebt de mogelijkheid om het totale bedrag van een werkpakket te wijzigen. Het verschil na de wijziging van het werkpakketbedrag zal evenredig verdeeld worden over alle producten en bedragen binnen het werkpakket. Tussentijds of als alle werkpakketten zijn compleet zijn kun je onderaan de calculatie de totale uren, kosten, marge en btw inzien.

Variaties maken (offerte kopiëren om aan te passen):

Je hebt de mogelijkheid om meerdere calculaties te maken en deze op te slaan binnen het project. Links onder de hoofdstukken met werkpakketten zie je ‘Variaties’ waar je de verschillende calculaties kunt bewerken. Hou er wel rekening mee dat je slechts 1 calculatie kangoedkeuren.

Rekenmodus, Tekstmodus en Leveranciersmodus:

Een calculatie heeft 3 modi waarin je kan wisselen, met ieder zijn eigen functie:

• : In deze modus kunnen de titel en omschrijving aangepast worden van de toegevoegde hoofdstukken en werkpakketten. Door alle oogjes bij de producten uit te zetten in de rekenmodus kan een volledige tekst gebaseerde offerte gemaakt worden of kan je extra informatie weergeven in een werkpakket. Ook is het mogelijk om in deze modus de hoofdstukken en/of werkpakketten op een nieuwe pagina te laten beginnen;

• : In deze modus kan je alle berekeningen maken en toegevoegde producten aangepast worden binnen het werkpakket;

• : In deze modus is het mogelijk om na het akkoord alsnog aanpassingen door te voeren aan producten van de leverancier. Zoals het veranderen van een leverancier of het verhogen van de kostprijs, deze worden berekend in de nacalculatie maar niet in de offerte/factuur zelf;