Hoe maak ik facturen in My Breex?

Hoe kan ik een factuur aanmaken binnen My Breex? Wat zijn de mogelijkheden en waar moet ik op letten? Hieronder leggen we uit wat de algemene punten zijn en wat belangrijk is om te weten voor het opstellen en versturen van een factuur.

Hoe maak ik facturen aan?

Er zijn twee manieren om een factuur aan te maken:

• Een factuur aanmaken via een project;
  Dit doe je door te gaan naar het betreffende project en vervolgens te drukken op . Er toont zich dan een scherm waarbij de mogelijkheid hebt om extra-, meer- en minderwerk te selecteren. De eventuele producten die je daar treft worden weergegeven doordat het systeem de offerte en werkbonnen met elkaar heeft vergeleken en heeft geconstateerd dat er volgens de werkbonnen meer- of minder werk is verricht t.o.v. de offerte. Vink aan wat er gefactureerd mag worden en druk vervolgens op . Aangezien er via een project een factuur is aangemaakt, worden de klantgegevens automatisch ingevuld op de factuur.
  
  Na het opslaan van de factuur heb je meerdere opties voordat je de factuur definitief gaat maken. Bij ‘Factuurtype’ kun je kiezen uit Alles factureren, deelbedrag factureren en/of percentage factureren, maar ook kan je een ‘Detailniveau’ kiezen om te bepalen of je de prijzen per product en/of prijzen per werkpakket wel of niet wil laten zien op een factuur.

Een losse factuur aanmaken via ‘Facturen’:

• Dit doe je door links in het menu te gaan naar en te drukken op . In het venster wat nu verschijnt kan de factuur opgemaakt worden. Deze factuurvorm neemt geen enkele informatie over van een bestaand project en dient dus zelf verder opgezet te worden. De relatie en producten kunnen handmatig toegevoegd worden. Onder het blokje ‘Relatie detail’ voer je de juiste contactgegevens in. Een bestaand contactpersoon selecteer je bij ‘Bestaande relatie’, hierdoor worden de contactgegevens automatisch ingevuld.

Ben je er zeker van dat de factuur correct is ingevuld, druk dan boven in de groene balk op .
(LET OP: na het definitief maken van de factuur, kunt u géén wijzigingen meer aanbrengen)

Eventueel kan er een pdf-versie geprint worden op een lay-out naar keuze door onderaan de factuur te drukken op het printlogo . Dit bestand zou je op kunnen slaan in een map of kunnen versturen via je eigen mail als dat gewenst is. De optie ‘Exporteer voor briefpapier’ zorgt ervoor dat het briefpapier blanco kan worden uitgeprint zonder lay-out.

Wat betekenen de ‘Detailniveaus’ bij het factureren:

• Bedragen per artikel: hierbij het je een totale weergave van de producten/productnamen inclusief eenheden en bedragen van de producten;
• Bedragen per werkpakket-item: hierbij geeft het systeem een weergave van het werkpakket en wat er is opgesomd onder de categorieën van Arbeid, Materiaal, Machines en Werk Derden;
• Bedragen per werkpakket: hierbij worden enkel de werkpakkettitel weergegeven met een totaalprijs van het werkpakket;
• Enkel eindbedrag: hierbij wordt er enkel het eindbedrag getoond die in totaal is opgesomd m.b.t. de producten.

Bij een aanlegproject (oftewel, een project waar een calculatie op is gemaakt) heb je ook nog de optie:

• Bedragen per werkpakket + extra regels: hierbij worden enkel de werkpakkettitels weergegeven met een totaalprijs van het werkpakket en wordt eventueel meer-/minderwerk gespecificeerd in eenheden/producten en prijzen.

Hoe kom ik bij mijn bestaande facturen?

Via links in het menu bij kom je uit in het facturenoverzicht. Deze kun je sorteren door met de muis te klikken op de tabbladen boven het overzicht. Hier heb je de keuze uit:

1. Actief, de actieve facturen die naar een klant zijn verstuurd;
2. Alles, alle facturen die zijn gemaakt;
3. Gecrediteerd, alle gecrediteerde facturen;
4. Factureerbaar, het project is afgerond en er valt nog wat te factureren.

VERDERE OPTIES BIJ HET OPSTELLEN VAN FACTUREN ZIJN:

• Factuur crediteren – Deze optie hanteer je als de factuur foutief is aangemaakt. Na het crediteren worden de producten gereset;
• Markeer als betaald – Nadat een klant heeft betaald open je de factuur en druk je op Markeer als betaald. Daar geef je aan of alles is overgemaakt of dat je nog geld tegoed hebt;
• Factuurtype – Geef aan in hoeveel delen de factuur betaald dient te worden. Je hebt hier de keuze uit: Alles factureren, Deelbedrag factureren, Percentage factureren;
• Detailniveau – Hier kan gemaakt worden om de informatie voor de klant in detail aan te geven voor de factuur. Keuze uit: Bedragen per artikel, Bedragen per werkpakket-item, Bedragen per werkpakket, Enkel eindbedrag;
• Betalingstermijn – Termijn van betaling in dagen;
• Factuurdatum – Datum van facturatie, meestal huidige dag;
• Omschrijving- Omschrijving van factuur, deze is ook zichtbaar op de pdf-versie;
• Relatie detail – Hier kan je een bestaande of nieuwe relatie aanmaken voor wie de factuur bestemd is.