Hoe werkt de projectplanning in My Breex?

Naast de dag-/medewerkersplanning is het mogelijk om gebruik te maken van de projectplanning. De planning is in het leven geroepen om overkoepelend en repeterend te kunnen plannen. Je kan een onderverdeling maken tussen aanleg en onderhoud, je kan een conceptplanning maken en inzichtelijk krijgen bij welke klanten/projecten je de komende maanden allemaal terecht moet. In dit artikel leggen we uit hoe je gebruik kan maken van alle mogelijkheden in de projectplanning.

Hoe kom ik bij de projectplanning?

Druk links in het menu op –> Druk vervolgens in de groene balk op

Hoe komt een project in de projectplanning?

Na het goedkeuren van een offerte komt het project automatisch op ‘zichtbaar voor projectplanning’ te staan. Hierdoor wordt het goedgekeurde project toegevoegd aan een lijstje in de projectplanning. Om te zien welke projecten dit zijn kun je binnen de projectplanning drukken op de knop . Er verschijnt dan een lijstje met projecten die nog in te plannen zijn (zie afbeelding hieronder).

LET OP: Regieprojecten worden niet automatisch toegevoegd aan het lijstje, hoe je dit doet lees je bij hieronder ” Hoe voeg ik een project handmatig toe in de projectplanning?”.

Hoe voeg ik een project handmatig toe in de projectplanning?

Wil je een bestaand project of een regieproject in de planning zetten? Ga dan naar het desbetreffende project via , druk boven in de groene balk op en zet vervolgens het vinkje aan.

LET OP: Alleen een goedgekeurd project kan gepland worden.

Project toevoegen onder aanleg of onderhoud

Voeg het project toe door op aanleg of onderhoud te drukken. Deze vraag krijg je nadat je hebt gedrukt op . Via deze weg kun je projecten indelen en het overzicht bewaren in de projectplanning, mede doordat je de uren per project op het juiste onderdeel kan plannen. Zo kun je per dag zien hoeveel uur je op aanleg nodig hebt en hoeveel uur je op onderhoud nodig hebt. Oftewel, je kan de capaciteit bepalen.

LET OP: Een keuze maken tussen aanleg en onderhoud heeft alleen invloed op de sortering in de projectplanning.

Uren toevoegen aan projectplanning

Concept plannen: Uren kunnen eenvoudig als “concept” worden toegevoegd door op de regel van het juiste project te drukken (de regel laat een lichtgrijze gloed zien als het is geselecteerd). Vervolgens druk je op het vakje van de dag waarop je de uren wil plannen en voer je in hoeveel uur je wil gaan plannen op de dag(en). Als je klaar bent met toevoegen van uren kan je deze opslaan door te drukken op ENTER of links in de regel te drukken op . Eventueel kun je de handelingen annuleren door te drukken op .

Definitief plannen: Dit doe je door de medewerkers aan de juiste projecten te koppelen. Bovenin het scherm tref je een aantal vensters aan om een selectie te maken voor project, datum, dagen, medewerkers en begin- en eindtijd. Nadat je dit naar wens hebt ingevuld druk je op de knop . De selectie wordt nu verwerkt in de projectplanning én in de dagplanning.

Stappenplan:

1. Kies het juiste project;
2. Kies de datum;
3. Kies of je alle dagen binnen de datumrange ook wil plannen of dat je eventueel wat dagen wil wegnemen.
   Let op, met deze optie kan je bijvoorbeeld 1 jaar lang elke maandag het project plannen;
4. Selecteer de medewerkers die je wil plannen;
5. Selecteer een begintijd (de standaard begintijd wordt overgenomen vanuit ‘Instellingen’);
6. Kies een eindtijd;
7. Druk op toevoegen.

Hoe verwijder ik een project in de projectplanning?

Staat een project foutief in de planning of is het project afgerond, dan kun je deze verwijderen door in de juiste projectregel te drukken op het prullenbakje . Zodra je dit hebt gedaan zal het project verdwijnen uit de projectplanning en ook niet meer zichtbaar zijn in het lijstje met te plannen projecten. Mocht je het project opnieuw in het lijstje toe willen voegen, dan dien je de stappen te volgen zoals omschreven bij “Hoe voeg ik een project handmatig toe in de projectplanning?”. Hieronder een voorbeeld van het verwijderen van een project:

Zichtbaarheid aantal geplande uren per dag en per onderdeel.

Na zowel concept als definitief plannen van projecten op onderhoud of aanleg kun je zien hoeveel uren je totaal hebt gepland per onderdeel en per dag. Mocht het zo zijn dat je op meerdere onderhoudsklussen uren hebt gepland, dan worden de totale uren betreft onderhoud getoond in de verticale regel van die dag (zie ‘1’ in afbeelding). Dit geldt ook voor aanleg, echter worden de totale uren van aanleg getoond in de regel bij aanleg (zie ‘2’ in afbeelding). De totale uren van een volledige dag worden getoond in de donkergrijze balk, dit zijn de totale uren die geboekt zijn op aanleg + onderhoud (zie ‘3’ in afbeelding).